HOLIXORAProyek konstruksi modern jarang dikerjakan oleh satu kontraktor saja. Ada subkontraktor mekanikal, subkontraktor elektrikal, vendor material, konsultan pengawas, dan banyak pihak lain yang terlibat. Mengelola semua hubungan ini — kontrak, tagihan, jadwal, dan kinerja — adalah pekerjaan tersendiri yang sering kali jatuh ke lubang yang sama: informasi tersebar, tagihan tertunda, dan sengketa yang bisa dihindari.
Orbit menyediakan modul manajemen subkontraktor dan vendor yang memberikan kontraktor utama visibilitas dan kontrol penuh atas seluruh rantai pengerjaan proyek.
Manajemen Kontrak yang Terdokumentasi
Setiap subkontraktor dan vendor didaftarkan di Orbit beserta lingkup pekerjaannya, nilai kontrak, dan jadwal yang disepakati. Dokumen kontrak bisa diunggah dan disimpan di sistem, sehingga tidak ada lagi pencarian dokumen fisik ketika ada perselisihan.
Orbit memungkinkan pemecahan kontrak menjadi paket pekerjaan dengan nilai tersendiri. Misalnya, kontrak subkontraktor besi dengan nilai Rp 500 juta bisa dipecah menjadi beberapa termin pembayaran berdasarkan progress pekerjaan. Ini memberikan struktur yang jelas tentang kapan pembayaran harus dilakukan dan apa syarat yang harus dipenuhi sebelum pembayaran diproses.
Pemantauan Progress Subkontraktor
Sering terjadi konflik antara kontraktor utama dan subkontraktor karena perbedaan persepsi tentang progress pekerjaan. Subkontraktor mengklaim sudah 80% selesai, sementara pengawas lapangan melihat hanya 60%.
Orbit menyelesaikan ini dengan mekanisme pengajuan dan persetujuan progress yang transparan. Subkontraktor mengajukan laporan progress melalui Orbit lengkap dengan foto dokumentasi. Pengawas kontraktor utama mereview dan menyetujui atau meminta klarifikasi. Progress yang sudah disetujui menjadi dasar untuk pengajuan tagihan.
Proses ini menciptakan audit trail yang jelas — siapa yang mengajukan berapa persen, kapan disetujui, dan apakah ada revisi. Ini sangat mengurangi potensi sengketa di akhir proyek.
Manajemen Tagihan dan Pembayaran
Orbit mengelola siklus tagihan dari subkontraktor dan vendor secara terstruktur:
Pengajuan tagihan (invoice) — subkontraktor mengajukan invoice melalui Orbit berdasarkan progress yang sudah disetujui. Invoice otomatis diverifikasi terhadap nilai kontrak dan progress yang tercatat.
Persetujuan berlapis — invoice bisa dikonfigurasi untuk melewati beberapa level persetujuan sebelum diproses ke pembayaran: dari pengawas lapangan ke project manager ke keuangan.
Pencatatan pembayaran — setiap pembayaran yang dilakukan dicatat di Orbit dan langsung memperbarui sisa kontrak yang belum dibayar. Kontraktor utama selalu tahu berapa total yang sudah dibayarkan dan berapa yang masih outstanding.
Retensi — untuk kontrak yang menggunakan mekanisme retensi (potongan sebagian pembayaran yang ditahan sampai masa pemeliharaan selesai), Orbit menghitung dan melacak nilai retensi secara otomatis.
Database Kinerja Vendor untuk Proyek Masa Depan
Orbit menyimpan riwayat kinerja setiap subkontraktor dan vendor: apakah mereka tepat waktu, apakah kualitas pekerjaannya sesuai standar, dan apakah ada masalah yang harus dieskalasi. Database ini sangat berharga saat memilih subkontraktor untuk proyek berikutnya — keputusan berbasis rekam jejak nyata, bukan rekomendasi lisan.
Kontraktor yang mengelola subkontraktornya dengan baik adalah kontraktor yang proyeknya selesai tepat waktu dan menguntungkan.