HOLIXORAProses pembelian dari supplier adalah salah satu aktivitas yang paling sering mengalami masalah di bisnis retail kecil dan menengah. Pesanan dilakukan lewat WhatsApp, konfirmasi pengiriman lewat telepon, dan pencocokan barang yang datang dengan yang dipesan dilakukan secara manual. Ketika ada selisih — barang kurang, harga berbeda, atau kualitas tidak sesuai — tidak ada catatan yang bisa dijadikan referensi.
Mercora menyediakan modul manajemen supplier dan pembelian yang mengubah proses ini menjadi terstruktur, terdokumentasi, dan terhubung langsung dengan sistem stok.
Database Supplier yang Terorganisir
Langkah pertama adalah memiliki satu tempat untuk semua data supplier. Di Mercora, setiap supplier dicatat dengan lengkap: nama, kontak, alamat, bank, dan jenis produk yang mereka sediakan.
Yang lebih penting, Mercora menyimpan riwayat transaksi dengan setiap supplier. Kapan terakhir pesan, harga yang disepakati, rata-rata waktu pengiriman, dan apakah pernah ada masalah kualitas. Data ini menjadi dasar untuk evaluasi supplier secara objektif, bukan hanya berdasarkan ingatan.
Jika toko bekerja dengan banyak supplier untuk produk yang sama — misalnya apotek yang punya dua distributor obat — Mercora bisa menampilkan perbandingan harga dari keduanya saat membuat pesanan, memudahkan keputusan mana yang lebih menguntungkan saat itu.
Pembuatan Purchase Order Digital
Saat stok produk mendekati titik reorder yang sudah ditetapkan, Mercora bisa otomatis menyarankan pembuatan Purchase Order (PO) kepada supplier yang relevan. Manajer toko tinggal mereview saran tersebut, mengubah kuantitas jika perlu, dan menyetujui PO.
PO yang sudah disetujui bisa dikirim langsung ke supplier melalui email atau diunduh sebagai PDF. Tidak perlu mengetik ulang daftar pesanan di WhatsApp atau dokumen terpisah.
Setiap PO punya nomor unik dan status yang bisa dipantau: Draft, Terkirim ke Supplier, Sebagian Diterima, dan Selesai. Ini membantu toko dengan banyak pesanan berjalan sekaligus untuk tidak kehilangan jejak mana yang sudah datang dan mana yang masih menunggu.
Penerimaan Barang dan Rekonsiliasi
Ketika barang dari supplier tiba, staf gudang bisa membuka PO yang relevan di Mercora dan mencatat barang yang diterima. Jika ada perbedaan antara yang dipesan dan yang datang, sistem langsung mencatatnya sebagai selisih yang perlu ditindaklanjuti.
Stok di Mercora langsung diperbarui saat penerimaan dicatat — tidak perlu input ulang ke sistem terpisah. Harga beli yang tercatat di PO juga digunakan untuk menghitung HPP (Harga Pokok Penjualan) secara akurat.
Analisis Pembelian untuk Negosiasi yang Lebih Baik
Dengan riwayat pembelian yang lengkap, Mercora bisa menghasilkan laporan seperti total pembelian per supplier dalam periode tertentu dan frekuensi pemesanan. Data ini sangat berguna saat negosiasi harga dengan supplier — pemilik toko bisa menunjukkan volume pembelian mereka dan meminta diskon yang lebih baik berdasarkan data aktual, bukan perkiraan.
Manajemen supplier yang baik bukan hanya soal harga terbaik — tapi soal hubungan jangka panjang yang dibangun di atas kepercayaan dan transparansi. Mercora menyediakan fondasi data untuk itu.